Surat tanda terima (STT) dokumen dibutuhkan untuk menunjukkan bahwa pihak pengirim telah menyerahkan dokumen tersebut kepada penerima. STT bertujuan untuk menghindari terjadinya miskomunikasi dan perselisihan antara kedua belah pihak.
Termasuk surat resmi, isi STT adalah rincian lengkap berkas penting yang diserahkan, waktu penyerahannya, kondisi berkas, serta tanda tangan pihak yang menerima dan menyerahkan. Jenis berkas atau dokumennya, dapat berupa SHM rumah, lampiran transaksi pembayaran, dan sebagainya.
Kedua pihak terkait membutuhkan STT sebagai dokumentasi tertulis. Ketahuilah cara membuat tanda terima dokumen dengan format yang baik dan benar beserta contohnya berikut ini.
Fungsi Surat Tanda Terima Dokumen
Dilansir dari halaman blog Privy, surat tanda terima dokumen adalah sebuah dokumen resmi berisi bukti tertulis untuk menunjukkan adanya penyerahan dokumen kepada pihak penerima. STT berbeda dengan invoice maupun kwitansi, sebab surat tersebut tak selalu berkaitan dengan terjadinya transaksi pembayaran ataupun keuangan lainnya.
STT dapat dikeluarkan karena beberapa kepentingan, seperti penyerahan surat tanah, transaksi pembayaran, dokumen perpajakan, maupun penyerahan berkas instansi tertentu. Ini fungsi surat tanda terima dokumen yang perlu diketahui.
1. Arsip keluar masuk dokumen perusahaan
STT fungsinya untuk mempermudah pengarsipan dokumen perusahaan terhadap segala transaksi ataupun kepentingan, termasuk perihal serah-terima berkas tertentu. Surat resmi tersebut dapat dijadikan sebagai bukti apabila sewaktu-waktu terjadi perselisihan antara pihak pengirim dan penerima berkas.
Tanpa adanya STT tersebut, dikhawatirkan terjadi kesalahpahaman. Guna menghindari hal tersebut, perusahaan (atau pihak pengirim) perlu menerbitkan STT sebagai dokumen resmi yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
2. Memberitahukan bahwa surat sudah sampai di tujuan
Adapun fungsi lainnya adalah untuk memberitahukan bahwa dokumen penting sudah sampai di penerima tujuan. Jika penerima menandatangani STT, maka dipastikan bahwa dokumen tersebut telah diterima oleh pihak bersangkutan dalam kondisi utuh dan aman.
3. Kontrol internal serta dokumentasi perusahaan
Fungsi tanda terima berkas adalah sebagai kontrol internal dan dokumentasi perusahaan. Jadi, ini berarti bahwa pihak yang mengantarkan berkas tersebut berhasil melaksanakan tugasnya dengan baik hingga sampai ke penerima tujuan.
STT juga berfungsi mengurangi risiko terjadinya kesalahan pada pengiriman. Misalnya kerusakan, kehilangan, atau mungkin berkas penting itu malah tertukar.
Itulah mengapa tanda terima sangat dibutuhkan demi menghindari risiko tersebut. Jika berkas yang diterima dalam kondisi tidak semestinya, masih dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Sebab dalam tanda terima tersebut dicantumkan secara jelas rincian dokumen yang dikirimkan.
Cara Membuat Surat Tanda Terima Dokumen
Dalam penyusunan STT, harus memperhatikan format supaya lebih terstruktur, sebab ini merupakan surat resmi dan penting. Ini cara membuat surat tanda terima dokumen menggunakan format yang baik dan benar.
1. Gunakan bahasa formal
Cara membuat STT dokumen salah satunya harus menggunakan bahasa formal karena ini merupakan surat resmi. Tidak selalu bahasa Indonesia, dalam kepentingan tertentu juga bisa menggunakan bahasa Inggris. Contohnya jika melakukan transaksi dengan perusahaan luar negeri.
Bahasa formal menunjukkan profesionalitas. Oleh karena itu, usahakan tidak menyingkat kata-kata di dalamnya, kecuali kata tertentu seperti ‘Perseroan Terbatas’ disingkat menjadi ‘PT’ maupun singkatan khusus lainnya.
2. Judul surat
Dalam sebuah STT, harus mencantumkan judul surat yang ditulis dengan huruf kapital, letakkan pada bagian atas-tengah surat. Apabila ingin memberikan penegasan, tuliskan dalam cetak tebal. Seperti ini penulisannya, ‘SURAT TANDA TERIMA DOKUMEN’ atau TANDA TERIMA’ saja.
Apabila yang membuat adalah pihak perusahaan, maka sebaiknya cantumkan kop surat sebelum menuliskan judul. Kop surat, meliputi logo perusahaan, nama perusahaan, alamat lengkap, serta kontak aktif.
Setelah menuliskan judul, cantumkan nomor surat. Fungsi penomoran surat adalah untuk mempermudah pengarsipan. Sehingga ketika sewaktu-waktu dibutuhkan, jadi lebih mudah mencarinya.
3. Cantumkan tanggal dokumen diterima
Hal penting yang tak boleh dilewatkan dalam cara membuat STT dokumen, yaitu mencantumkan tanggal berkas tersebut diterima. Tujuan menuliskannya adalah sebagai bukti bahwa berkas tersebut sudah sampai ke penerima pada waktu yang telah tercantum di STT.
Jika tidak mencantumkan tanggal, lebih susah dipertanggungjawabkan sebagai bukti ketika sewaktu-waktu terjadi kesalahan pada berkas yang dikirimkan. Akibatnya fatal, bahkan mempersulit dalam proses pelacakan.
Waktu diterimanya berkas dapat dibuat dalam bentuk ketikan bercetak tebal ataupun menuliskannya secara manual dengan tinta pena. Jika ingin menyerahkannya pada waktu yang susah ditentukan, beri kolom kosong dalam wujud titik-titik panjang (‘…………’) untuk mempermudah pengisian waktu berkas tersebut diserahkan kepada penerima.
4. Identitas penerima
Selanjutnya dalam cara membuat tanda terima berkas, jangan lupa mencantumkan identitas penerima. Identitasnya yang perlu dicantumkan, antara lain nama lengkap, alamat, pekerjaan, serta nomor telepon aktif.
Pentingnya identitas penerima dalam STT, yaitu digunakan sebagai bukti tertulis bahwa berkas telah diterima secara lengkap dan utuh oleh pihak terkait. Jadi, ketika sewaktu-waktu terjadi kesalahan ataupun hal tak diinginkan, dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
5. Tuliskan lengkap rincian dokumen yang diterima
Dalam membuat tanda terima, harus menuliskan rincian lengkap dokumen yang diserahkan. Mulai detail fisik berkas, jumlahnya, maupun kelengkapan lainnya sesuai yang diserahkan.
Menuliskan rinciannya secara lengkap berguna untuk menghindari kesalahan-kesalahan saat penyerahan dokumen tersebut. Jadi ketika terdapat kesalahan seperti jumlahnya kurang atau mungkin isinya rusak, masih dapat dilacak karena sudah tercantum buktinya di STT.
6. Tujuan diserahkannya berkas
Tak hanya rincian barang, Anda juga perlu menuliskan tujuan diserahkannya berkas. Beberapa kepentingan yang membutuhkan STT, antara lain kelengkapan administrasi, kepentingan bisnis, transaksi pembayaran, dan sebagainya.
7. Tanda tangan pengirim serta penerima
Pada bagian akhir, tambahkan tanda tangan. Nama yang perlu dicantumkan dari kedua belah pihak, yakni pengirim dan yang menyerahkan berkas penting. Tanda tangan menunjukkan bahwa surat tersebut sah serta dapat dipertanggungjawabkan di mata hukum.
Contoh Surat Tanda Terima Dokumen
Setelah membahas mengenai format surat tanda terima serta cara membuatnya, mari kita ulas beberapa contohnya agar semakin jelas. Lihat beberapa contoh surat tanda terima dokumen (STT) di bawah ini, bisa untuk referensi!
1. Contoh surat tanda terima berkas sekolah
Sumber: Scribd
Tak selalu berkaitan dengan kepentingan bisnis dan perusahaan, STT dapat dibuat sebagai bukti penyerahan berkas di lingkungan instansi pendidikan. Contoh suratnya seperti di atas, kepentingannya adalah pengumpulan berkas LSP P1 di SMKN 4 Jakarta.
2. Contoh template tanda terima dokumen
Sumber: Majoo
Jika ingin mencari format kosongan, Anda dapat mengambil referensinya seperti contoh kedua ini. Identitas pihak pertama dan kedua dibuat lengkap, kemudian rincian dokumennya pun dibuat dalam bentuk tabel agar lebih rapi.
Supaya lebih lengkap, tambahkan tujuan diserahkannya berkas. Misalnya keperluan bisnis, transaksi pembayaran, melengkapi berkas administrasi, ataupun kepentingan lainnya.
3. Contoh surat tanda terima dokumen penting
Sumber: LinovHR
Pada contoh STT dokumen ini tampak lebih sederhana. Meskipun sederhana, tetapi terlihat jelas rincian berkas yang dikirimkan serta tujuannya. Identitasnya kedua pihak ditunjukkan dengan nama instansi.
Begitulah cara membuat tanda terima dokumen menggunakan format yang benar. Tanda terima dibutuhkan bukan hanya untuk keperluan bisnis, berbagai bidang maupun instansi membutuhkannya sebagai dokumentasi tertulis terkait serah-terima berkas penting.
