Halo semua, semoga diberikan kesehatan selalu. Dalam penyelenggaraan suatu acara pasti kita ingin acara itu berjalan sukses dan sesuai harapan. Untuk itu penting sekali untuk mengetahui dan mempelajari manajemen acara. Tak perlu berlama lagi kita bahas tentang manajemen acara, yuk simak.
Pengertian Manajemen Acara
Event adalah sebuah kegiatan yang dirancang untuk memperingati atau merayakan momen penting dalam kehidupan manusia, baik secara individu maupun kelompok. Kegiatan ini sering kali berkaitan dengan aspek tradisi, agama, adat, budaya, atau perayaan tertentu yang memiliki tujuan khusus dan dilaksanakan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Sebuah event biasanya melibatkan partisipasi lingkungan masyarakat setempat, tetapi cakupannya dapat lebih luas, bergantung pada skala dan tujuan acara tersebut.
Lantas, apa itu Event Management? Event Management adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga evaluasi suatu acara untuk memastikan setiap elemen berjalan dengan efektif dan efisien demi mencapai tujuan yang diinginkan. Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada tim event management yang bertugas mengatur seluruh aspek acara. Dalam prosesnya, tim ini mengelola berbagai hal, seperti penentuan lokasi yang strategis, penyusunan anggaran yang tepat, perencanaan logistik, pemasaran yang efektif, pengaturan keamanan, koordinasi tim teknis, serta pengawasan operasional lainnya.
Dalam konteks acara musik, misalnya, event management memiliki peran krusial untuk memastikan setiap elemen, seperti panggung, pencahayaan, tata suara, keamanan, hingga kenyamanan peserta acara, berjalan sesuai harapan. Dengan manajemen yang baik, sebuah event tidak hanya menciptakan pengalaman yang berkesan bagi peserta, tetapi juga memberikan dampak positif bagi penyelenggara, sponsor, dan pihak-pihak yang terlibat dalam event tersebut.
Tujuan Mempelajari Event Management
Mempelajari event management bertujuan untuk memberikan pemahaman mendalam tentang industri acara serta keterampilan praktis yang diperlukan untuk menjadi seorang profesional di bidang ini. Fokus utamanya adalah mengembangkan kemampuan dalam merencanakan, mengorganisasikan, dan melaksanakan berbagai jenis acara secara sukses dan efisien. Selain itu, mempelajari event management membantu individu dalam mengasah keterampilan mengelola sumber daya dengan optimal, mengidentifikasi dan memitigasi risiko, serta membangun komunikasi yang efektif dengan berbagai pihak seperti klien, vendor, sponsor, dan tim pelaksana.
Dengan penguasaan ilmu ini, seseorang akan lebih siap dalam menghadapi tantangan yang muncul selama proses penyelenggaraan acara. Selain itu, seseorang dapat memastikan tercapainya tujuan acara dan menciptakan pengalaman yang berkesan bagi para peserta maupun penyelenggara.
Alasan Mengapa Manajemen Acara Dibutuhkan
Manajemen acara, atau yang lebih dikenal dengan istilah MICE (Meeting, Incentive, Conference, and Exhibition), berperan penting dalam memastikan sebuah acara berjalan dengan lancar dan mencapai tujuannya. Manajemen acara mencakup berbagai aspek, mulai dari pemilihan lokasi, dekorasi, katering, logistik, hingga koordinasi seluruh elemen agar acara terlaksana dengan baik. Tim manajemen acara bekerja di balik layar untuk merancang dan mengeksekusi setiap detail, sehingga pengalaman peserta dan penyelenggara dapat berjalan optimal.
Industri MICE menjadi salah satu sektor andalan dalam mendatangkan wisatawan, baik domestik maupun mancanegara. Pemerintah Indonesia bahkan menempatkan industri ini dalam lima sektor prioritas untuk mendukung pertumbuhan pariwisata, di samping wisata belanja, kuliner, kebudayaan & religi, bahari, dan olahraga. Target pertumbuhan sektor MICE pun cukup ambisius, mencapai 10% pada tahun 2019. Menurut data ICCA (International Congress and Convention Association), Indonesia menempati posisi ke-42 dunia dan peringkat ke-12 di kawasan Asia Pasifik, dengan perkembangan signifikan di kota-kota besar seperti Jakarta, Bandung, Bali, dan Jabodetabek.
Sebagai contoh pulau Bali. Selain dikenal sebagai destinasi pariwisata, sering kali menjadi tuan rumah acara-acara internasional berskala besar seperti Konferensi APEC, IMF, dan berbagai pertemuan delegasi global. Selain itu, manajemen acara juga berperan dalam industri lain seperti pernikahan, melalui jasa wedding organizer yang semakin diminati. Hal ini menunjukkan tingginya permintaan tenaga profesional di bidang manajemen acara, baik untuk kebutuhan acara bisnis, pameran, maupun acara pribadi. Dengan meningkatnya kompleksitas acara dan tuntutan kualitas, lulusan manajemen acara memiliki peluang besar di dunia industri, menjadikannya bidang yang krusial dan relevan di era modern ini.
Tahapan Event Management
Agar suatu acara dapat berjalan dengan sukses, terdapat beberapa tahapan penting dalam event management yang harus dilakukan dengan cermat dan sistematis. Berikut adalah tahapan-tahapan yang perlu di perhatikan:
- Menentukan Tujuan Event
Tahapan awal dalam penyelenggaraan event adalah menentukan tujuan dari kegiatan tersebut. Tujuan ini bisa berupa edukasi, promosi, hiburan, peningkatan loyalitas pelanggan, atau tujuan lainnya. Penyelenggara harus memastikan bahwa tujuan tersebut jelas dan sesuai dengan ekspektasi perusahaan atau pihak terkait. Selain itu, diperlukan identifikasi target audiens, termasuk jumlah partisipan, demografi seperti usia, jenis kelamin, pekerjaan, dan tingkat pendidikan, agar acara dapat berjalan efektif dan mencapai sasaran. - Menentukan Kemasan Event
Setelah mengetahui tujuan acara, langkah selanjutnya adalah menentukan kemasan acara yang sesuai. Beberapa jenis kemasan acara meliputi seminar dan workshop yang berfokus pada edukasi, exhibition atau pameran untuk mempromosikan produk dan jasa, product launch yang bertujuan memperkenalkan produk baru ke publik, conference yang berupa pertemuan skala besar dengan topik tertentu, leisure & entertainment seperti acara musik atau permainan, serta VIP event yang diadakan khusus untuk pelanggan premium dalam rangka meningkatkan loyalitas mereka. - Menyusun Detail Event
Pada tahap ini, penyelenggara menyusun konsep acara secara detail dengan membaginya menjadi tiga tahapan, yaitu pra-event, pelaksanaan event, dan pasca-event. Pada tahap pra-event, dilakukan pemilihan lokasi (indoor atau outdoor), layout ruangan, serta penentuan partisipan yang diinginkan. Saat pelaksanaan event, persiapan meliputi pengisi acara seperti MC atau hiburan, peralatan seperti sound system dan LCD proyektor, serta rundown acara yang terstruktur dari awal hingga selesai. Setelah acara selesai, tahap pasca-event mencakup evaluasi kinerja tim, ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang terlibat, serta penyusunan laporan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban. - Menyusun Tim Kerja
Dalam event management, pembentukan tim kerja sangat penting untuk memastikan setiap aspek acara dapat dikelola dengan baik. Tim kerja biasanya terbagi menjadi empat divisi, yaitu tim manajemen yang menangani administrasi dan keuangan, tim marketing dan sales yang berfokus pada promosi dan sponsor, tim kreatif yang bertanggung jawab atas desain acara dan dekorasi, serta tim operasional yang memastikan semua teknis acara berjalan lancar. Koordinasi antar tim menjadi kunci utama keberhasilan penyelenggaraan event. - Menyusun Anggaran Kegiatan
Tahap berikutnya adalah menyusun anggaran kegiatan secara detail. Semua komponen biaya harus diperhitungkan, seperti sewa tempat, konsumsi, peralatan, honorarium pengisi acara, serta tenaga kerja yang terlibat. Selain itu, diperlukan cadangan anggaran untuk mengantisipasi pengeluaran tak terduga. Bagi event organizer, profit juga harus dimasukkan dalam perhitungan anggaran sebagai bagian dari strategi bisnis. - Menggandeng Mitra Strategis
Untuk memastikan acara dapat terlaksana dengan optimal, menggandeng mitra strategis seperti sponsor menjadi solusi yang umum dilakukan. Sponsor bisa berupa sponsor tunggal, sponsor utama, sponsor pendukung, atau sponsor sukarela. Proposal acara yang menarik dan informatif, dengan visual yang profesional dan jelas, akan membantu menarik perhatian calon sponsor. - Pelaksanaan dan Evaluasi Acara
Pada hari pelaksanaan, pihak event management bakal bertanggung jawab memastikan semua elemen berjalan sesuai rencana. Kendala yang mungkin terjadi harus diantisipasi dengan menyiapkan rencana cadangan (plan B). Setelah acara selesai, dilakukan evaluasi untuk menilai keberhasilan acara, mengidentifikasi tantangan, serta menyusun laporan kegiatan yang mencakup aspek keuangan dan operasional. Evaluasi ini menjadi bahan perbaikan untuk penyelenggaraan acara di masa mendatang.
Penutup
Sebagai penutup, manajemen acara berperan penting dalam kesuksesan suatu acara dengan memastikan setiap tahapan, mulai dari perencanaan hingga evaluasi, berjalan secara sistematis dan terkoordinasi. Dengan peran yang mencakup penentuan tujuan, penyusunan konsep, pengelolaan anggaran, hingga koordinasi tim kerja, manajemen acara membantu menciptakan pengalaman yang berkesan bagi peserta dan mencapai tujuan yang diharapkan oleh penyelenggara. Sebagai contoh, dalam sebuah product launch, manajemen acara yang baik akan memastikan semua elemen, seperti lokasi, dekorasi, pengisi acara, dan strategi promosi, berjalan harmonis untuk menarik perhatian publik dan meningkatkan citra produk. Mungkin itu saja yang dapat disampaikan mengenai manajemen acara. Terima kasih.
Sumber:
- https://www.vfairs.com/blog/what-is-event-management/
- https://mtarget.co/blog/pentingnya-event-management/
- https://pib.ac.id/id/alasan-mengapa-manajemen-acara-dibutuhkan/
- https://binus.ac.id/malang/2023/07/event-management-tugas-dan-tanggung-jawab/
- https://www.lspr.ac.id/kenalan-dengan-event-management/