Identifikasi Tipe dan Pendekatan Resistensi Terhadap Adopsi Teknologi Studi Kasus Pada Organisasi Pemerintah

Ditulis Oleh Pandu Dwi Luhur Pambudi

Sumber: www.weforum.org

 Dalam dunia bisnis saat ini, yang penuh dengan peluang dan ancaman, organisasi harus terus melakukan perubahan, termasuk perubahan radikal, secara terus-menerus serta sedikit perubahan untuk beradaptasi dengan lingkungan dan meningkatkan kinerja (Pakdel 2016). Perubahan yang terjadi dengan sangat cepat menjadi bukti bagi berbagai industri belakangan ini untuk terus berinovasi. Salah satu hal yang menjadi perhatian penuh organisasi adalah digitalisasi proses bisnis.

 Ada beberapa contoh ketika beberapa organisasi menghadapi kegagalan karena kesalahan dalam menilai dan menghitung bagaimana inovasi dan teknologi harus disajikan dan digunakan (Wadood et al. 2016). Tentu saja, kita tidak dapat menyalahkan teknologi sebagai sumber kegagalan. Namun, berdasarkan beberapa kasus, seperti ketidaksiapan dalam penggunaan teknologi baru dapat memicu kegagalan dalam perubahan. Karena biasanya, mereka berpikir bahwa teknologi baru itu justru akan menghambat atau bahkan mengancam posisi mereka.

Penerapan teknologi baru merupakan tantangan bagi suatu organisasi, tantangan yang terjadi umumnya berhubungan erat dengan teknologi sebelumnya. Biasanya, beberapa karyawan akan menolak untuk menggunakan teknologi baru yang diusulkan oleh manajemen perusahaan dan menganggap bahwa teknologi lama masih dapat digunakan dengan baik. Resistensi terjadi di mana saja di berbagai jenis organisasi. Tentu saja, kondisi ini juga berlaku untuk organisasi di bawah pengaruh pemerintah. Oleh karena itu, pemerintah harus mengubah rencana organisasi dengan mengidentifikasi masalah perubahan dan menghadirkan solusi untuk menyelesaikannya (Pakdel 2016).

Studi Kasus

Dalam penelitian ini, dilakukan identifikasi terhadap tipe-tipe resistensi yang muncul akibat dari adopsi teknologi informasi. Stakeholder mengusulkan situs web yang disebut E-office di organisasi pemerintah XYZ yang memiliki 77 divisi. Tujuan organisasi ini adalah untuk mengurangi kompleksitas proses bisnis surat-menyurat yang sebelumnya berjalan secara manual. Tantangan potensial yang dihadapi oleh organisasi adalah resistensi yang timbul dari karyawan mereka.

Sumber: sosyalforum.org

Studi ini mengidentifikasi tipe-tipe resistensi dalam lingkup organisasi berbasis pemerintah selama proses adopsi teknologi informasi baru (E-office) berlangsung dan pasca teknologi ini digunakan. Kami merumuskan pertanyaan penelitian sebagai berikut:

1. Apakah terdapat tipe-tipe resistensi yang muncul akibat adopsi dari teknologi baru?
2. Apakah ditemukan pola yang mengacu pada tipe-tipe resistensi perilaku (behavioural resistance)?
3. Apakah pendekatan-pendekatan yang diambil oleh organisasi XYZ dalam mengatasi resistensi yang muncul?

Proses Analisis

Kami mengidentifikasi jenis resistensi berdasarkan teori resistensi yang diajukan oleh dua peneliti sebelumnya. Kami membatasi dan hanya fokus pada identifikasi dua kategori resistensi. resistensi dalam adopsi teknologi yang sebelumnya telah dirangkum oleh (Park & Koh 2017) dan resistensi perilaku menurut (Lines et al. 2015). Kami telah mengidentifikasi kedua kategori resistensi yang terjadi selama proses adopsi E-office. Kami menggunakan pendekatan wawancara kepada orang-orang yang menjadi anggota tim pengembangan E-office. Kami melakukan wawancara dengan manajer proyek dan analis QA. Mereka berdua terlibat langsung dalam pengembangan proyek E-office dari inisialisasi, adopsi, dan bahkan proses pemeliharaan.

Kami menyiapkan serangkaian pertanyaan terkait dengan kategori resistensi adopsi teknologi dan resistensi perilaku. Kami juga meminta responden untuk membuat skor pada setiap lembar jawaban menggunakan skala Likert (lihat Gambar 1) dengan nilai dari 1 hingga 5. Semakin tinggi skor yang diperoleh, maka semakin tinggi pula tingkat resistensi yang terjadi.

Gambar 1. Skala likert

Hasil dan temuan

Setelah melakukan wawancara, kemudian kami menganalisis jawaban responden dan mengkonfirmasi pola resistensi berdasarkan teori yang dirangkum oleh (Park & Koh 2017) untuk resistensi terhadap adopsi teknologi dan (Lines et al. 2015) untuk resistensi perilaku. Analisis ini membantu kami menjawab pertanyaan yang dirumuskan sebelumnya.

1. Apakah terdapat tipe-tipe resistensi yang muncul akibat adopsi dari teknologi baru?

Terdapat sembilan pertanyaan yang telah dijawab dan dijelaskan oleh responden untuk menjawab pertanyaan penelitian pertama tentang resistensi terhadap adopsi teknologi. Menurut sembilan tipe resistensi yang termasuk dalam kategori adopsi teknologi, ditemukan dua tipe resistensi yang berhasil diidentifikasi dan dikonfirmasi terjadi saat adopsi dan pasca adopsi E-office. Dua tipe resistensi tersebut adalah resistensi menunda dan resistensi oposisi. Hasil analisis pada wawancara yang dilakukan kepada responden, kami menyimpulkan sekaligus mengonfirmasi teori yang dirangkum oleh (Park & Koh 2017),  jika pola-pola resistensi menunda dan resistensi oposisi. Terjadinya dua resistensi ini dibuktikan dengan sikap resistensi oleh salah satu divisi dalam organisasi tesebut yang memilih untuk menunda waktu adopsi dan melemparkannya ke divisi lain untuk mengadopsi teknologi tersebut terlebih dahulu.

2. Apakah ditemukan pola yang mengacu pada tipe-tipe resistensi perilaku (behavioural resistance)?

Penelitian ini berhasil mengidentifikasi resistensi perilaku selama proses adopsi berlangsung. Ditemukan  dua tipe resistensi yang muncul dalam kategori resistensi perilaku, yaitu reluctant compliance dan misguided application. Temuan ini sekaligus mengonfirmasi tipe-tipe resistensi yang dirangkum oleh  (Lines et al. 2015) pada penelitiannya. Berdasarkan transkrip wawancara, kami menyimpulkan bahwa ditemukan pola resistensi dari karyawan yang mengindikasikan adanya ketidak patuhan atau keengganan dalam menjalankan teknologi tersebut, seperti sikap tidak ingin berpartisipasi. Pola tersebut mengacu pada tipe resistensi reluctant complieance. Sedangkan, terdapat beberapa karyawan yang secara lisan menyampaikan perbandingan antara proses sebelumnya (proses manual) dengan proses baru pasca adopsi dari E-office. Mereka berpendapat bahwa jika alur proses surat-menyurat berubah, sehingga hal tersebut membuat mereka bingung.

Ada juga tipe resistensi yang berhasil diidentifikasi. Tipe resistensi tersebut adalah misguided application, di mana tipe resistensi ini terjadi pada awal adopsi E-office. Beberapa karyawan menunjukkan kesalahan dalam menggunakan E-office tersebut dengan cara melakukan proses bypass. Tentu saja hal ini tidak sesuai dengan proses bisnis baru E-ofice, sehingga penggunaan E-office ini tidak maksimal dan justru mengakibatkan terjadinya kesalahan karena E-office tidak dapat memproses perintah yang tidak sesuai dengan apa yang telah diprogramkan. Kondisi ini terjadi karena proses transisi yang sedang berlangsung.

3. Apakah pendekatan-pendekatan yang diambil oleh organisasi XYZ dalam mengatasi resistensi yang muncul?

Setelah mengetahui jenis resistensi yang terjadi selama adopsi dan pasca adopsi E-office, kami kemudian menganalisis strategi yang digunakan dalam menyelesaikan resistensi yang muncul. Kami menggunakan teori yang diajukan oleh (Kotter & Schlesinger n.d.) dalam penelitiannya yang berjudul “Choosing Strategies for Change.”

Pertanyaan penelitian 3 berhasil mengkonfirmasi empat pendekatan yang diambil dalam mengatasi resistensi terhadap perubahan yang terjadi dalam implementasi E-office. Pendekatan-pendekatan ini adalah (Pendidikan + komunikasi), (Partisipasi + keterlibatan), (Fasilitasi + dukungan), dan (Negosiasi + kesepakatan). Keempat pendekatan resistensi berhasil membawa organisasi untuk sepenuhnya menerapkan dan mengkonversi semua divisi untuk menggunakan E-office. Saat ini situs web E-office masih aktif digunakan dengan traffic kunjungan yang bagus.

Referensi

• Kotter, J. P., & Schlesinger, L. A. (n.d.). ‘Choosing strategies for change for overcoming it’,.
• Lines, B. C., Sullivan, K. T., Smithwick, J. B., & Mischung, J. (2015). ‘Overcoming resistance to change in engineering and construction: Change management factors for owner organizations’, International Journal of Project Management, 33/5: 1170–9. Elsevier B.V. DOI: 10.1016/j.ijproman.2015.01.008
• Pakdel, A. (2016). ‘An Investigation of the Difference in the Impact of Demographic Variables on Employees’ Resistance to Organizational Change in Government Organizations of Khorasan Razavi’, Procedia – Social and Behavioral Sciences, 230/May: 439–46. The Author(s). DOI: 10.1016/j.sbspro.2016.09.055
• Park, K., & Koh, J. (2017). ‘Exploring the relationship between perceived pace of technology change and adoption resistance to convergence products’, Computers in Human Behavior, 69: 142–50. Elsevier Ltd. DOI: 10.1016/j.chb.2016.12.017
• Wadood, S., Gharleghi, B., & Samadi, B. (2016). ‘Influence of Change in Management in Technological Enterprises’, Procedia Economics and Finance, 37/16: 129–36. Elsevier B.V. DOI: 10.1016/S2212-5671(16)30103-4