Lead Time Dalam Manajemen Rantai Pasok

Halo semua, semoga kita semua selalu diberikan kesehatan dan kelancaran, aamiin. Kali ini, kita akan membahas salah satu aspek penting dalam manajemen rantai pasok, yaitu lead time atau waktu tunggu. Lead time memainkan peran krusial dalam memastikan efisiensi dan keberhasilan pengadaan barang atau jasa, mulai dari proses pemesanan hingga barang diterima oleh pelanggan. Yuk, simak penjelasan lengkapnya!

Pengertian Lead Time

Lead time atau waktu tunggu, merupakan jeda waktu antara pemesanan hingga barang diterima oleh pelanggan. Konsep ini menjadi elemen penting dalam manajemen rantai pasok, khususnya manajemen pengadaan, karena memengaruhi efisiensi dan kepuasan pelanggan. Menurut para ahli, lead time mencakup seluruh proses mulai dari masuknya pesanan hingga produk diterima pelanggan, dengan faktor utama yang memengaruhinya meliputi ketersediaan barang dan jarak lokasi antara pembeli dan pemasok. Waktu tunggu yang lebih lama sering kali mengakibatkan inefisiensi, sementara pengurangan lead time dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan pendapatan serta keuntungan perusahaan. Dengan memahami penyebab utama panjangnya lead time, perusahaan dapat menganalisis prosesnya dan menerapkan strategi untuk mengoptimalkan waktu tunggu tersebut.

Jenis-Jenis Lead Time dalam Rantai Pasok

Lead time adalah waktu yang diperlukan sejak awal hingga selesainya suatu proses dalam manajemen rantai pasok, produksi, atau logistik. Berikut adalah jenis-jenis lead time beserta penjelasannya:

1. Customer / Order Lead Time
   Customer / Order Lead Time mengacu pada waktu yang dibutuhkan sejak pelanggan melakukan pesanan hingga produk diterima. Komponen yang memengaruhi jenis lead time ini meliputi pemrosesan pesanan, persiapan produk, dan pengiriman produk. Efisiensi dalam setiap tahap ini sangat penting untuk memastikan kepuasan pelanggan dan mempercepat proses pemenuhan pesanan.
2. Manufacturing / Production Lead Time
   Manufacturing / Production Lead Time adalah waktu yang diperlukan untuk memproduksi barang, mulai dari penerimaan pesanan hingga produk selesai dan siap dikirim. Proses ini mencakup perencanaan, penyediaan bahan baku, produksi, hingga inspeksi kualitas. Faktor-faktor seperti ketersediaan bahan, efisiensi produksi, dan waktu inspeksi sangat memengaruhi panjang lead time ini.
3. Material / Supply Lead Time
   Material / Supply Lead Time merujuk pada waktu yang dibutuhkan pemasok untuk mengirimkan bahan baku setelah pesanan dilakukan. Komponen yang memengaruhi jenis lead time ini meliputi waktu pemrosesan pesanan oleh pemasok, waktu produksi barang oleh pemasok (jika tidak tersedia stok), dan waktu pengiriman barang ke perusahaan.
4. Shipping Lead Time
   Shipping Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk dari gudang perusahaan atau titik distribusi ke pelanggan. Proses ini mencakup pemrosesan di gudang seperti pengepakan dan pengecekan, moda transportasi yang digunakan, serta kondisi rute pengiriman. Efisiensi dalam pengelolaan logistik sangat penting untuk meminimalkan lead time ini.
5. Production Lead Time
   Production Lead Time berfokus pada waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu barang mulai dari bahan mentah hingga produk jadi siap digunakan. Komponen yang memengaruhi lead time ini mencakup ketersediaan dan kualitas bahan baku, efisiensi proses produksi, serta kapasitas peralatan produksi.
6. Cumulative Lead Time
   Cumulative Lead Time adalah total waktu dari seluruh proses rantai pasok, mulai dari pengadaan bahan baku hingga produk tiba di tangan pelanggan. Lead time ini mencakup semua tahapan, seperti material lead time, production lead time, hingga shipping lead time. Faktor koordinasi dan sinkronisasi antar bagian dalam rantai pasok sangat memengaruhi panjangnya cumulative lead time.

Pentingnya Memahami Lead Time dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, lead time merujuk pada durasi yang diperlukan untuk memproses pesanan hingga produk diterima oleh pelanggan. Memahami dan mengelola lead time dengan baik sangat penting karena berdampak langsung pada efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Mempersingkat lead time berarti membuat proses bisnis lebih ramping, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas, memperbesar output, dan mendorong peningkatan pendapatan.

Sebaliknya, lead time yang terlalu panjang dapat memberikan dampak buruk, baik pada proses produksi maupun penjualan. Pelanggan cenderung mencari alternatif lain jika mereka harus menunggu terlalu lama, yang pada gilirannya dapat merusak reputasi bisnis dan menurunkan omzet. Oleh karena itu, menjaga lead time tetap efisien adalah salah satu kunci utama untuk mempertahankan daya saing dan memastikan keberlanjutan bisnis.

Fungsi Lead Time dalam Bisnis

Lead time memiliki peran penting dalam menjaga kepuasan pelanggan. Sebagian besar pelanggan menginginkan barang atau jasa diterima secepat mungkin dengan usaha seminimal mungkin. Oleh karena itu, lead time menjadi parameter utama untuk mengevaluasi kecepatan dan efisiensi layanan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

Dalam konteks manufaktur dan pabrik, lead time memiliki hubungan langsung dengan pengelolaan inventaris di berbagai titik dalam rantai pasokan. Jika lead time pelanggan tidak dikelola dengan baik dibandingkan lead time lainnya, seperti material lead time atau production lead time, dapat terjadi penumpukan inventaris di beberapa titik rantai pasokan. Hal ini tidak hanya menghambat aliran barang tetapi juga meningkatkan risiko kerugian operasional.

Ketidakkonsistenan dalam lead time juga dapat memperburuk masalah dalam rantai pasokan. Variasi waktu pengiriman atau produksi dapat menyebabkan stok yang berlebihan atau bahkan kekurangan inventaris. Situasi ini bisa meningkatkan risiko kegagalan memenuhi pesanan pelanggan dalam tepat waktu, yang pada akhirnya dapat memengaruhi reputasi bisnis dan loyalitas pelanggan.

Selain itu, lead time juga berfungsi sebagai indikator penting dalam manajemen inventaris dan pengendalian gudang. Dengan memonitor dan mengelola lead time secara efektif, perusahaan dapat mencegah kerugian akibat keterlambatan pengiriman, meningkatkan efisiensi rantai pasokan, serta memastikan pelanggan mendapatkan barang atau jasa sesuai harapan mereka. Hal ini membuat lead time menjadi salah satu elemen kunci dalam keberhasilan bisnis.

Pengaruh Lead Time terhadap Inventori

Lead time memiliki dampak signifikan terhadap pengelolaan inventori di perusahaan. Salah satu tantangan yang sering dihadapi adalah kehabisan stok (out of stock), yang terjadi ketika stok habis sebelum pengiriman stok baru tiba. Kondisi ini dapat menyebabkan pelanggan harus menunggu lebih lama agar pesanan mereka dipenuhi. Selain itu, out of stock juga meningkatkan biaya operasional perusahaan, karena produksi harus berhenti sementara, meskipun biaya tetap seperti utilitas dan overhead tetap berjalan.

Penyebab utama kegagalan dalam menjaga inventori adalah variasi lead time dari pemasok. Penundaan ini sering kali dipicu oleh berbagai faktor, seperti bencana alam, kesalahan manusia, kekurangan bahan baku, atau sistem manajemen inventori yang kurang efisien. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak manajemen inventori atau akuntansi yang dilengkapi dengan fitur otomatisasi proses pemesanan. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk membuat permintaan inventaris lebih awal, sehingga menghindari kehabisan stok dan meminimalkan waktu serta biaya pengiriman.

Selain itu, perusahaan juga dapat menjaga database pemasok cadangan untuk komponen penting. Hal ini bisa memungkinkan mereka tetap dapat memasok inventaris saat pemasok utama mengalami kendala. Dengan strategi ini, risiko gangguan produksi akibat lead time yang panjang dapat diminimalkan, juga dapat menjaga efisiensi dan kelancaran operasional perusahaan.

Komponen Lead Time

Lead time terdiri dari enam komponen utama yang memiliki fungsi yang berbeda. Memahami setiap komponen ini penting agar bisnis dapat berjalan lebih lancar, mulai dari proses awal hingga produk sampai di tangan pelanggan. Berikut adalah penjelasan masing-masing komponen utamanya:

1. Waktu Pra-Proses
   Waktu pra-proses adalah waktu yang dibutuhkan untuk menerima pesanan, memahami permintaan stok ulang, mengumpulkan informasi, dan membuat pesanan pembelian. Dalam kasus perusahaan manufaktur, ini termasuk perencanaan awal produksi. Komponen ini menjadi langkah awal yang memastikan kelancaran proses berikutnya.
2. Waktu Proses
   Waktu proses mencakup durasi yang dibutuhkan untuk memproduksi barang setelah pesanan diterima dan dikonfirmasi. Proses ini melibatkan aktivitas produksi utama, seperti pengolahan bahan mentah hingga menjadi produk jadi yang siap untuk tahap selanjutnya.
3. Waktu Tunggu
   Waktu tunggu merujuk pada durasi antara pengadaan bahan baku hingga dimulainya proses produksi. Komponen ini mencakup persiapan bahan dan alat produksi yang diperlukan sebelum kegiatan produksi dapat dilaksanakan.
4. Waktu Penyimpanan
   Waktu penyimpanan adalah waktu di mana produk jadi atau bahan mentah berada di gudang atau pabrik sebelum dipindahkan ke proses berikutnya. Manajemen yang baik pada tahap ini dapat membantu mengurangi biaya penyimpanan dan memastikan kelancaran alur distribusi.
5. Waktu Pengiriman
   Waktu pengiriman adalah durasi yang dibutuhkan untuk memindahkan produk dari produsen atau gudang ke pelanggan. Hal ini sangat dipengaruhi oleh moda transportasi yang digunakan, jarak pengiriman, dan efisiensi logistik.
6. Waktu Inspeksi
   Waktu inspeksi adalah waktu yang digunakan pelanggan untuk memeriksa produk yang diterima, memastikan kesesuaiannya dengan spesifikasi pesanan. Selain itu, durasi ini juga mencakup penanganan keluhan atau pengembalian jika terdapat ketidaksesuaian produk.

Setiap komponen lead time memainkan peran penting dalam menjaga efisiensi proses bisnis secara keseluruhan. Dengan memahami dan mengelola setiap komponen ini, perusahaan dapat mengurangi waktu tunggu, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta mengoptimalkan rantai pasokan.

Elemen Dalam Lead Time

Lead time memiliki tiga elemen utama berdasarkan kontribusinya terhadap nilai proses: elemen yang cukup memberi nilai tambah, elemen yang kurang memberi nilai tambah, dan elemen yang tidak memberi nilai tambah. Memahami ketiga elemen ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi langkah-langkah yang dapat dioptimalkan untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis.

1. Elemen yang Cukup Memberi Nilai Tambah
   Elemen ini mencakup kegiatan yang memberikan kontribusi signifikan terhadap proses produksi dan distribusi barang. Contohnya meliputi waktu dalam negosiasi, negosiasi tarif pengangkutan, waktu pembuatan produk, waktu pengangkutan dari gudang ke lokasi muat, waktu untuk mencapai tempat transit atau pelabuhan tujuan, dan waktu pengangkutan dari pelabuhan tujuan ke gudang penerima.
2. Elemen yang Kurang Memberi Nilai Tambah
   Elemen ini mencakup aktivitas yang berperan dalam mendukung proses, tetapi kontribusinya terhadap nilai akhir produk relatif kecil. Misalnya, waktu untuk menganalisis penawaran, waktu untuk menyiapkan kontrak, pengepakan produk, waktu untuk memuat barang, waktu untuk mencari perusahaan pengangkut, waktu pembongkaran di pelabuhan, waktu pembongkaran peti di gudang, waktu untuk menghitung barang, dan pengecekan letter of credit untuk barang impor.
3. Elemen yang Tidak Memberikan Nilai Tambah
   Elemen ini mencakup kegiatan yang tidak memberikan kontribusi langsung terhadap nilai produk dan sering kali dapat dihilangkan untuk meningkatkan efisiensi. Contohnya meliputi waktu untuk mencari sumber pembelian, waktu untuk mencari alat pengangkut, waktu menunggu di gudang, dan waktu menunggu pengiriman hingga barang sampai ke gudang penerima.

Strategi dalam Penanganan Elemen Lead Time

Untuk meningkatkan efisiensi dalam proses lead time, perusahaan perlu menerapkan berbagai strategi yang difokuskan pada pengurangan waktu di setiap elemen, terutama elemen yang tidak memberikan nilai tambah. Berikut adalah langkah-langkah strategis yang dapat diambil:

• Pengurangan Waktu pada Elemen yang Tidak Memberikan Nilai Tambah
  Mengurangi elemen yang tidak memberi nilai tambah dapat dilakukan melalui:

1. Supplier Partnership: Membangun kemitraan dengan pemasok untuk meminimalkan waktu pencarian sumber pembelian, negosiasi harga, pembuatan kontrak, dan pengecekan letter of credit.
2. Kontrak Jangka Panjang: Menggunakan kontrak pembelian atau pengiriman jangka panjang untuk mengurangi kebutuhan akan negosiasi dan persiapan dokumen setiap kali pesanan dilakukan.
3. Komunikasi Intensif: Berkomunikasi secara aktif dengan pemasok dan ekspedisi untuk memastikan kelancaran proses.

• Pengubahan Sifat Kegiatan yang Berurutan Menjadi Simultan
  Mengubah urutan kegiatan menjadi simultan dapat menghemat waktu proses secara keseluruhan. Beberapa contohnya:

1. Konfirmasi Letter of Intent: Menggunakan komitmen seperti letter of intent atau konfirmasi sederhana sebagai pengganti letter of credit atau kontrak pembelian formal.
2. Just-in-Time Customs Clearance: Menyelesaikan dokumen bea masuk selama pengapalan barang untuk menghemat waktu pemrosesan di pelabuhan.

• Pengurangan Waktu Penyimpanan di Gudang Pelabuhan
  Mengurangi waktu yang dihabiskan barang di gudang pelabuhan adalah langkah penting. Hal ini dapat dilakukan dengan memastikan kelengkapan dokumen sebelum barang tiba dan mengatur jadwal pengangkutan agar barang dapat langsung diambil setelah tiba.

Dengan penerapan strategi-strategi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi lead time secara signifikan, dan pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan serta daya saing bisnis.

Cara Mempersingkat Lead Time

Memperpendek lead time merupakan langkah strategis yang penting untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Dengan lead time yang lebih pendek, perusahaan dapat memberikan layanan lebih baik kepada pelanggan dan meningkatkan daya saing di pasar. Berikut adalah beberapa cara efektif untuk mempersingkat lead time:

1. Eliminasi Aktivitas yang Tidak Menambah Nilai
Mengidentifikasi aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah adalah langkah awal dalam mempercepat proses bisnis. Perusahaan perlu memetakan seluruh alur kerja untuk mengetahui aktivitas mana yang berdampak pada kualitas dan kuantitas produk serta yang hanya memperpanjang lead time. Aktivitas seperti menunggu, proses administratif yang tidak efisien, atau langkah-langkah yang bisa diotomatiskan harus dihilangkan. Dengan pendekatan ini, proses bisnis menjadi lebih ramping dan efisien.

2. Gunakan Metode Pengiriman yang Efektif
Metode pengiriman yang lambat seringkali dipilih untuk menghemat biaya, namun hal ini dapat memperpanjang lead time. Sebagai gantinya, perusahaan bisa memilih metode pengiriman yang lebih cepat dan fleksibel meskipun ada tambahan biaya. Menggunakan ekspedisi yang andal dan memiliki jangkauan luas akan memastikan produk sampai ke pelanggan dengan tepat waktu, sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Cari Sumber Bahan Baku Lokal
Jika bahan baku yang diperlukan tersedia secara lokal dengan kualitas yang setara, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada pemasok internasional. Pengadaan bahan baku secara lokal mempersingkat waktu pengiriman karena jaraknya lebih dekat, mengurangi hambatan logistik seperti keterlambatan di pelabuhan, dan mempermudah komunikasi dengan pemasok.

4. Integrasi Vertikal
Integrasi vertikal memungkinkan perusahaan menggabungkan beberapa proses produksi atau logistik dalam satu lokasi. Misalnya, jika perusahaan memiliki proses produksi dan perakitan di lokasi yang berbeda, penggabungan kedua proses tersebut dapat memangkas waktu pengangkutan komponen antar lokasi. Strategi ini tidak hanya mempercepat lead time tetapi juga mengurangi biaya operasional.

5. Otomatisasi Proses
Penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi proses bisnis dapat meminimalkan kesalahan manusia yang sering menjadi penyebab utama penundaan lead time. Sistem seperti Vendor-Managed Inventory (VMI) atau Vendor-Owned Inventory (VOI) memungkinkan stok diisi ulang secara otomatis ketika persediaan hampir habis. Selain itu, implementasi e-Procurement atau sistem manajemen berbasis teknologi lainnya dapat mempercepat proses pengadaan barang dan meningkatkan akurasi data.

6. Bangun Gudang di Lokasi Strategis
Lokasi gudang yang strategis adalah salah satu faktor kunci dalam mempercepat lead time. Gudang yang dekat dengan sumber bahan baku dapat mempermudah proses pengadaan, sedangkan gudang yang dekat dengan pasar mempersingkat waktu pengiriman barang ke pelanggan. Dengan memilih lokasi gudang yang tepat, perusahaan juga dapat menghemat biaya transportasi.

Rumus Menghitung Lead Time

Secara umum, lead time dihitung dengan menjumlahkan waktu yang dibutuhkan untuk memproses barang atau layanan (Processing Time) dengan waktu tunggu yang terjadi selama proses tersebut (Waiting Time). Adapun rumusnya adalah:

Lead Time = Waktu Pemrosesan + Waktu Tunggu

Keterangan

• Waktu Pemrosesan (Processing Time): Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, misalnya waktu yang dihabiskan untuk memproduksi barang atau menyelesaikan layanan.
• Waktu Tunggu (Waiting Time): Waktu di mana barang atau proses menunggu untuk diproses, dikirim, atau menerima bahan baku yang dibutuhkan.

Contoh Penghitungan Lead Time

1. Lead Time dalam Produksi

Misalkan sebuah perusahaan manufaktur ingin menghitung lead time untuk memproduksi sebuah produk.

• Waktu Pemrosesan: 5 hari (waktu yang diperlukan untuk memproduksi barang).
• Waktu Tunggu: 2 hari (waktu menunggu bahan baku dan inspeksi kualitas).

Menggunakan rumus:

Lead Time = 5 hari + 2 hari = 7hari

Jadi, lead time untuk produksi produk tersebut adalah 7 hari.

2. Lead Time dalam Penghitungan Re-Order Point

Untuk menghitung titik pemesanan ulang (Re-order Point), lead time digunakan dalam rumus:

Re-order Point = Lead Time × Rata-rata Penggunaan Harian

Contoh:
Seorang pengrajin standing mirror membutuhkan cermin sebagai bahan baku. Lead time untuk memproduksi cermin adalah 7 hari, dan rata-rata kebutuhan cermin per hari yaitu sebanyak 1.000 unit.

Menggunakan rumus:

Re-order Point = 7hari × 1.000 unit perhari = 7.000 unit

Artinya, pemesanan ulang harus dilakukan ketika persediaan cermin mencapai 7.000 unit untuk memastikan bahan tersedia tepat waktu.

Kaitan Antara Lead Time dan Safety Stock

Safety stock, atau yang dikenal sebagai persediaan pengaman, adalah persediaan tambahan yang digunakan untuk menghindari kekurangan bahan baku (stock out) yang dapat mengganggu proses produksi. Namun, penyimpanan stok yang berlebihan juga berpotensi meningkatkan biaya penyimpanan secara signifikan, sehingga menciptakan dilema dan permasalahan bagi perusahaan.

Di sinilah peran lead time menjadi penting. Dengan menghitung lead time secara akurat, perusahaan dapat menentukan jumlah safety stock yang optimal untuk menjaga kelancaran proses tanpa risiko penumpukan barang. Adapun rumus sederhana yang digunakan untuk menghitung safety stock adalah:

Safety Stock = 50 % × (Rata-rata Pemakaian Harian selama Lead Time)

Melalui pengelolaan safety stock yang baik berdasarkan lead time, perusahaan dapat mengontrol jumlah stok bahan yang disimpan, memastikan ketersediaan bahan baku, sekaligus menghindari biaya penyimpanan yang tidak perlu.

Perbedaan Lead Time dengan Cycle Time

Meskipun terlihat serupa, lead time dan cycle time memiliki perbedaan yang signifikan dalam konteks pengukuran waktu. Lead time adalah durasi total yang dihitung sejak pesanan diterima hingga produk atau layanan selesai dan diserahkan kepada pelanggan. Pengukuran ini mencakup seluruh proses, baik aktivitas internal seperti produksi maupun aktivitas eksternal seperti pengiriman. Sebaliknya, cycle time berfokus hanya pada aktivitas internal dalam menyelesaikan suatu proses kerja dari awal hingga akhir, seperti waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit barang. Dalam praktiknya, lead time digunakan untuk menilai efisiensi rantai pasok secara keseluruhan, sedangkan cycle time lebih diarahkan untuk mengevaluasi efisiensi operasional internal. Sebagai contoh, jika lead time mencakup proses pemesanan, produksi, dan pengiriman dengan total waktu 10 hari, cycle time hanya menghitung waktu produksi barang dalam pabrik, misalnya 5 jam per unit. Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan dapat mengelola proses dengan lebih baik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sekaligus meningkatkan efisiensi kerja mereka.

Penutup

Sebagai penutup, lead time atau waktu tempuh dalam manajemen rantai pasok memang harus diperhatikan agar perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara permintaan pelanggan dan ketersediaan produk. Pengelolaan lead time yang baik dapat membantu mencegah keterlambatan pengiriman, menghindari kehabisan stok, dan meminimalkan biaya penyimpanan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur yang memiliki lead time 7 hari dapat merencanakan pengadaan bahan baku secara tepat waktu untuk menghindari gangguan produksi sekaligus memenuhi pesanan pelanggan sesuai jadwal. Dengan demikian, pemahaman dan pengelolaan lead time menjadi kunci penting dalam keberhasilan manajemen rantai pasok. Mungkin segitu saja yang dapat kami sampaikan. Mohon maaf bila ada kesalahan kata dan penulisan. Semoga informasi ini bermanfaat bagi Anda. Terima kasih.

Sumber:

• https://accurate.id/marketing-manajemen/apa-itu-lead-time/
• https://www.bhinneka.com/blog/cara-mempersingkat-lead-time/
• https://majoo.id/solusi/detail/lead-time-adalah
• https://mekari.com/blog/penerapan-lead-time-dalam-bisnis/
• https://glints.com/id/lowongan/lead-time-adalah/