---

Surat adalah sarana komunikasi tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain.

---

Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Dalam komunikasi tersebut, sebuah informasi ingin disampaikan dari pengirim ke penerima. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, perintah, tugas, permintaan, teguran, peringatan, penghargaan, panggilan, perjanjian, laporan, penawaran, pesanan, pengantar, putusan, dan sebagainya.

Macam-macam Surat

Dari segi pemakaiannya surat dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu:

 (1) Surat pribadi

(2) Surat dinas pemerintah

(3) Surat bisnis

(4) Surat sosial kemasyarakatan.

Kelebihan Surat

Surat mempunyai beberapa kelebihan karena memiliki fungsi sebagai berikut :

a. Surat sebagai utusan atau wakil penulis/ instansi pengirimnya untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok, atau organisasi lain.

b. Surat sebagai dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas atau instruksi tentang juklak.

c. Surat sebagai bukti tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli, surat wakaf atau pembagian warisan.

d. Surat sebagai alat pengingat atau arsip jika sewaktu-waktu diperlukan.

e. Surat sebagai dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu atau memuat tentang perkembangan dan perubahan suatu organisasi.

f. Surat sebagai jaminan keamanan, misalnya surat jalan.

Langkah Penyusunan Surat

Langkah-langkah dalam menyusun surat sebagai berikut:

a. Sebelum mulai menulis surat, tetapkan dan rumuskan permasalahan yang akan disampaikan di dalam surat.

b. Permasalahan disusun menurut urutan yang telah ditetapkan, kemudian diuraikan secara

sistematis melalui kalimat demi kalimat.

c. Jika perlu, uraian dapat dilengkapi dengan sejumlah data yang relevan

d. Setiap pokok persoalan hendaknya disusun dalam sebuah paragraf yang jelas.

e. Setelah selesai ditulis, surat diperiksa kembali untuk mengetahui apakah masalah yang akan disampaikan sudah tuntas atau belum.

f. Jika masih ada masalah yang terlupakan, hendaknya masalah itu segera disisipkan. Hal ini juga berlaku jika ada penggunaan kalimat atau kata yang kurang baik atau penggunaan tanda baca kurang tepat, maka harus segera diperbaiki.

g. Jika semuanya sudah lengkap dan dianggap memadai, barulah konsep itu diketik dengan rapi.

h. Sebelum ditandatangani, surat yang telah diketik rapi perlu diperiksa secara teliti sekali lagi.

Bahasa Dalam Surat Resmi

Bahasa yang digunakan sebagai pengantar dalam surat resmi memiliki ciri-ciri:

a. Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu bahasa yang digunakan tidak memberi makna ganda dan berbeda dari yang dimaksudkan penulis surat.

b. Menggunakan bahasa lugas dan singkat, artinya bahasa yang digunakan langsung mengarah pada masalah atau sesuatu yang ingin disampaikan. Kelugasan bahasa diwujudkan dalam pemakaian bahasa yang ringkas tetapi padat makna, langsung pada intinya.

c. Menggunakan bahasa yang santun, yaitu bahasa yang dipakai menunjukkan rasa hormat dan penghargaan yang wajar dari pengirim terhadap penerima surat. Yang harus diingat, kesantunan berbahasa janganlah berlebihan. Pengiriman surat jangan sampai terlalu merendahkan dirinya dan terlalu menyanjung sasarannya. Contoh : ”… Kami sangat berterima kasih bila Bapak sudi mengabulkan permohonan ini. Atas perhatian dan bantuan Bapak, kami menghaturkan terima kasih yang tak terhingga.”

d. Menggunakan bahasa yang resmi, yaitu menggunakan bahasa yang mengikuti kaidah baku Bahasa Indonesia. Kebakuan ragam Bahasa akan terlihat dalam segi ejaan, pilihan kata, dan struktur bahasa yang digunakan.

Isi Surat

Isi surat yang paling ideal adalah yang terdiri atas tiga macam paragraf, yaitu:

a. Paragraf pembuka

Paragraf pembuka pada sebuah surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat.

b. Paragraf Transisi

Paragraf transisi adalah seluruh paragraf yang terdapat antara paragraf pembuka dan paragraf penutup. Paragraf transisi sangat penting karena di dalamnya terdapat isi surat yang sesungguhnya, yaitu pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Paragraf transisi dalam isi surat dapat dibangun dengan beberapa cara, yaitu dengan cara repetisi, dengan bantuan frasa transisi, dan dengan bantuan partikel terutama kata sambung.

c. Paragraf Penutup

Paragraf ini memberitahukan bahwa masalah inti surat sudah selesai. Paragraf penutup tidak berisi keterangan atau rincian, melainkan lebih merupakan simpulan. Penulis surat dapat menegaskan sesuatu, mengemukakan harapan atau imbauan, dan mengucapkan terima kasih. Paragraf penutup harus singkat dan tegas serta tidak basa- basi yang berlebihan. Bagian penutup surat harus sesuai dengan maksud surat.

Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat yang ditentukan oleh tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian- bagian surat diletakkan dalam posisi tertentu sesuai dengan fungsinya. Secara umum, bentuk surat terbagi atas bentuk lurus dan bentuk takuk. Bentuk-bentuk lainnya seperti bentuk lurus penuh, setengah lurus, paragraf menggantung, dan bentuk resmi Indonesia hanyalah variasi dari kedua bentuk surat di atas. Bentuk-bentuk tersebut sebenarnya berasal dari bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk takuk adalah model surat Eropa lama, bentuk lurus adalah model Amerika, dan bentuk setengah lurus adalah model Eropa baru.

Bagian-bagian Surat Resmi

Dalam surat resmi atau surat dinas, bagian-bagian surat biasanya relatif lebih lengkap dan seragam.

Surat dinas biasanya terdiri atas:

1. kepala surat,

2. nomor surat,

3. tanggal, bulan, dan tahun surat,

4. lampiran,

5. hal atau perihal,

6. alamat surat (alamat dalam),

7. salam pembuka,

8. isi surat,

9. salam penutup,

10. jabatan penulis surat,

11. tanda tangan,

12. nama terang,

13. nomor induk pegawai/NIP bagi pegawai pemerintah,

14. cap dinas atau cap jabatan,

15. tembusan, dan

16. inisial.

Referensi

1. Nurdjan S, Firman, dan Mirnawati, 2016, Bahasa Indonesia Untuk Perguruan Tinggi, Penerbit Aksara Timur, Makassar.