Siringmakar 26: “Etika dalam Penulisan Email [Edisi Asia]”

Pemateri: M. Hilmy AlFaruqy (PhD di Materials Science and Engineering Chonnam National University, Korea)

Moderator: Dimas Prabu Tejonugroho (Kontributor Junior Warstek)

Diskusi

Saya bagi sesi diskusi ini menjadi beberapa bagian. Pertama, sebagai pengantar sebelum berkirim e-mail, hal-hal yang harus diperhatikan sebelum kita berkorespondensi melalui e-mail kepada dosen/ profesor, antara lain:

1. Search for a suitable Professor under whom you are willing to work (carilah Profesor yang sesuai dengan bidang minat yang ingin kita pelajari dibawah bimbingan guru yang tepat dan kita berkeinginan untuk belajar dan bekerja langsung dibawah beliau);
2. Check their profiles, collaborators, Google scholar page, etc. (cari tahu mengenai profil Profesor yang kita pilih, kolaborator dan bisa juga melalui laman Google Scholar. Hal tersebut penting sekali, jangan sampai kita berkorespondensi dengan Profesor yang bidang penelitian/ pekerjaannya beda jauh dengan minat kita. Terlebih ketika kita mengambil studi S2 atau S3, Profesor yang mungkin berasal dari satu jurusan dengan kita, bisa saja riset yang dikerjakan berbeda. Gunanya memilih Profesor yang tepat juga agar komunikasi kita bisa ‘tek-tok’ nantinya;
3. Cari tahu website, anggota lab (lab members). Jika ada senior kita yang sedang studi di tempat yang sama yang hendak dituju, tidak ada salahnya juga bertanya lebih detail.
4. Perlu diketahui juga apakah Profesor yang kita pilih memiliki kesibukan yang padat?, sehingga perlu dipersiapkan juga hal berikut:
   – Sangat disarankan untuk tidak terburu-buru mengirim e-mail;
   – Perhatikan tata bahasa dengan baik (Grammar); dan
   – Pemilihan waktu (timing) yang tepat untuk berkirim e-mail.

Selanjutnya, etika dalam berkorespondensi dengan e-mail. Biasanya yang paling umum terjadi adalah e-mail yang kurang beretika, seperti contoh berikut:

Bagian salam pembuka, (bagian ini kita perlu menunjukkan sikap hormat, misalnya

                                      dengan menyebut gelar beserta nama lengkapnya).

Salam pembuka di Korea, misalnya, sempat ada Profesor yang ‘curhat’ kepada kami disini jika beliau mendapatkan e-mail dari calon mahasiswa Indonesia dengan hanya menyebut nama belakangnya (last name) saja: Prof. Kim atau Prof. Lee, mungkin ada Profesor yang tidak terlalu memusingkan sapaan di e-mail tersebut, tetapi etika yang ada adalah sebaiknya menyebutkan nama lengkap. Sama halnya jika kita menerima e-mail dengan nama kita disebut lengkap, pasti akan terasa berbeda.

Contoh lainnya, ada seorang calon Mahasiswa yang mendapat informasi studi S2 atau S3 dari laman LinkedIn atau laman akun Facebook temannya, lalu informasi yang dia peroleh dari laman tersebut hanya di print capture saja dan gambarnya langsung dikirim ke kontak e-mail Profesor terkait. Menurut saya hal tersebut tidak perlu dilakukan, kita perlu lebih kreatif dengan mencantumkan link terkait yang menjadi asal informasi yang kita dapat. Selain itu, hal lainnya mengenai etika mpenulisan e-mail resmi tidak berbeda jauh dengan saat kita menulis e-mail dengan bahasa Indonesia. Namun, ada beberapa hal lain mengenai etika menulis e-mail yang penting diperhatikan, antara lain:

1. Judul e-mail yang dikirimkan renyah, jelas dan “tepat sasaran”. Judul tidak perlu seperti promo iklan, seperti ‘Warm greeting from Indonesia…’. Pakai kalimat sederhana yang dapat langsung dipahami, seperti ‘Prospective PhD Student’, ‘Asking Possibility for Research Assistant’. Judul atau Subject E-mail juga harus memperhatikan huruf kapital;

2. Keep It Short. Tidak perlu e-mail yang disusun harus panjang, selain membuat malas yang membaca pesan yang semestinya bisa dibuat singkat dan jelas. Selain itu, kontak yang dituju bisa jadi banyak menerima e-mail dalam satu hari. Ada pula cerita seorang Profesor kepada kami disini yang banyak menghapus e-mail yang dikirimkan oleh calon Mahasiswa tanpa mengunduh dahulu CV yang dikirim, menandakan jika kalimat e-mail yang dikirimkan menggunakan bahasa yang kurang beretika, terlalu panjang dan tidak menarik;

3. Nyatakan kesesuaian dan ketertarikan (sebut referensi, buku yang ditulis oleh Profesor, dan lainnya). Misal, ‘I found your research on (something) is very related with my research interest. Therefore…’. Jadi, tidak langsung ‘ujug-ujug’ setelah memperkenalkan diri, lalu langsung menyatakan ingin bergabung di grup riset untuk program S2 atau S3 yang beliau ampu;

4. Gunakan kosakata yang ilmiah (akademis) dan formal. Jangan sesekali menggunakan kosakata slank. Jika ingin mencoba koreksi apakah kalimat yang digunakan sudah formal atau belum, bisa menggunakan fitur ‘Synonyms’ di Ms. Word;

5. Jangan mengutarakan pertanyaan yang dinilai aneh oleh Profesor, misalnya apakah sang Profesor akan mendanai diri kita?, atau apakah Beasiswa yang tersedia untuk kita?. Pertanyaan semacam itu baiknya dicari jawabannya sendiri di Google atau bisa bertanya ke teman atau senior;

6. Detail mengenai diri bisa dituliskan di CV, tapi jangan sampai berbelit-belit, sampaikan saja riwayat yang berkaitan dengan program beasiswa.

Bagian akhir dari berkorespondensi dengan e-mail adalah perhatikan hal apa saja yang harus dilakukan paska menulis e-mail. Antara lain:

1. Mintalah teman/ keluarga untuk Proof read, untuk mendapatkan masukan tentang apa yang tulis, apakah ada kata-kata yang kurang sopan, dll;

2. Gunakanlah instrumen Grammarly.com yang versi gratis pun tersedia. Jadi, usahakan sedapat mungkin minor error yang dilakukan. Pemakaian huruf Kapital dan tanda baca juga bisa terdeteksi. E-mail yang kita kirimkan harus memiliki kesan kuat, rapi dan profesional;

3. Setelah melakukan revisi, baca kembali perlahan dan pastikan tidak ada kekeliruan yang fatal. Baca kembali paling tidak dua atau tiga kali;

4. Kirim pada waktu yang tepat. Perhatikan waktu lokal setempat dimana Profesor tersebut tinggal. Sebaiknya dikirimkan pada waktu jam kerja beliau agar tidak mengganggu jam istirahat beliau. Dan jangan lupa berdoa sebelum dan sesudah mengirimkan. Minta doa orang tua juga.

Hal lain yang saya pelajari mengenai korespondensi di Perguruan Tinggi pula, yaitu dari Pof. Josh Prada dari Purdue University di Indianapolis. Beliau akan sangat berkenan jika calon Mahasiswa yang mengirimkan e-mail kepada beliau mencakup informasi antara lain: 1). Who you are (Siapakah diri Anda?); 2). What you want to do (Apa yang ingin Anda lakukan?); 3). Why with me (Kenapa Anda memilih saya sebagai Supervisor/ Profesor?); 4). What do I get from you (Apa yang saya bisa dapatkan dari Anda sebagai Mahasiswa dibawah bimbingan saya?); 5). When you’d be available to meet up for a chat (give several options). And enclose a current CV. The email shouldn’t be longer than 10 sentence paragraph. Don’t be juvenile. Don’t thank me four times. Don’t be too broad and general. Don’t ask many questions (until we actually talk). Keep it short and sweet. Make me want to know more. (Kapan Anda bersedia bertemu untuk mengobrol langsung (berikan beberapa opsi pertemuan).

Dan, lampirkan CV saat ini. Email tidak boleh lebih dari 10 paragraf kalimat. Jangan kekanak-kanakan. Jangan berterima kasih kepada saya empat kali. Jangan terlalu luas dan umum dalam memberikan penjelasan. Jangan banyak bertanya (sampai kita benar-benar berbicara langsung). Tetap buatlah kalimat pendek dan manis. Buat saya ingin tahu lebih banyak).

Tanya-Jawab (Q&A)

1. Ahmad Ikmal M. Q: Kemungkinan besar seorang Profesor membalas e-mail kita, sementara kita masih studi tingkat Sarjana, seorang Profesor juga tidak mengetahui kebiasaan kita mungkin dari CV yang kita kirimkan bisa sedikit menjelaskan, khawatir itu menjadi informasi yang tidak valid. Pertanyaan merujuk pada validitas CV?. A. Yang pasti adalah CV yang dikirimkan harus valid. CV kita berkaitan dengan behaviour kita nanti, bila Profesor sudah menerima, cobalah untuk tetap bekerja dengan menjaga profesionalitas dan kerja keras. Tunjukkan kemampuan kita dengan karya. Toh, kita pun juga belum mengenal betul cara kerja dan ritme kerja sang Profesor, yang bisa dilakukan adalah menyesuaikan sedapat mungkin kita bisa.

2. Andro Aprila. Q: Mohon maaf, saya masih bingung  struktur kerangka penulisan e-mail, mungkin kakak ada contoh untuk struktur e-mail yang berkorespondensi dengan dosen?. A. Terkait struktur, sederhananya seperti ini: salam pembuka, perkenalan personal, ketertarikan riset, apa saja yang akan dilakukan dibawah bimbingan Profesor, ingin mengambil program apa, grup riset mana yang ingin diikuti, ucapan terima kasih. Contoh korespondensi dapat dicek lebih lanjut di blog saya.

3. Reni Sartika, SE dan Thifal Nurrifqi.Q.: Mohon paparan lebih lanjut mengenai ‘why with me’, kemudian poin nomor 4 apakah yang dimaksud adalah kemampuan dan kelebihan kita?, serta untuk nomor 5 apakah chat yang dimaksud ini merupakan obrolan langsung? Dan jika tidak satu domisili, komunikasi daring via apa  yang biasanya diinginkan oleh dosen?. A. Penjelasan poin ‘why with me’ ini menunjukkan ketertarikan kita kepada sang Profesor, misal, kita hendak menuju lanjut studi ke Jurusan Fisika dan bergabung dengan lab. Prof. Albert Einstein, tentu saja jelaskan kepada beliau dengan menunjukkan ketertarikan kita pada bidang riset Mekanika Quantum dan bercita-cita dapat menulis artikel ilmiah di Journal Physics Letters sehingga dapat melanjutkan riset sang Profesor.  Bisa dengan menyatakan “Dibawah bimbingan Anda, saya akan bla, bla, bla, dst.”. Di poin  nomor 4, perlu disampaikan juga kita memiliki keinginan untuk meneruskan riset Profesor tersebut, apalagi kalau ada skill khusus yang bisa diutarakan kepada Profesor jika dapat bermanfaat untuk grup riset yang pilih.

   Selanjutnya, Poin 5, lebih kepada Penutup. Misal, menunjukkan kesiapan kita untuk di wawancara, dapat dilakukan melalui telepon atau Skype, dan sampaikan kapan waktu yang dapat disepakati. Jika lokasi kita tinggal berdekatan dengan sang Profesor, maka bisa nyatakan saja apabila siap untuk wawancara langsung.

4. Nur Laila Khoirun Nisa’. Q.: Misalnya, kita mengirimkan e-mail ke beberapa Profesor sekaligus yang bidangnya masih memiliki keterkaitan yang sama dengan kita, lalu andaikata ada dua Profesor langsung yang bersedia membantu riset kita, bagaimana cara kita membatalkan yang lainnya?, atau apakah sebaiknya kita mengirimkan ke satu Profesor dulu dan jika ditolak baru mencari yang lain?. A. Etikanya adalah berkirim satu e-mail dahulu. Layaknya mengirim artikel ke sebuah Jurnal kita mengirimkan satu dahulu, semisal kita buat batasan waktu sendiri selama 2 pekan, jika belum ada respon, baru kirimkan ke yang lain, kecuali jika kita mau menunggu lebih lama, bebas ya, masing-masing saja. Sementara untuk membatalkan persetujuan yang sudah diperoleh dari seorang Profesor agak tricky juga, khawatir berimbas tidak baik bagi calon Mahasiswa yang berikutnya mendaftar kepada Profesor tersebut yang dapat mengurangi kepercayaan terhadap calon Mahasiswa Indonesia. Maka, penentuan waktu kapan mengirim ke satu Profesor ke Profesor lainnya perlu waktu dan perencanaan matang, misalnya registrasi program dibuka pada 01 Juni, maka di bulan Februari sudah mulai mencari kontak Profesor.

Penutup

JANGAN MENYERAH. Bumi Tuhan itu luas. Jika tidak menemukan Profesor di Perancis, masih ada Profesor di Italia, Saudi, Jerman, Jepang, Kanada, dll.