Siringmakar 26: Etika dalam Penulisan Email [Edisi Eropa]

Pemateri: Dr-Ing. Hutomo Suryo Wasisto (Head of LENA-OptoSense, COO of IG-Nano, TU Braunschweig, Germany)

Moderator: Remilda Agustina (Kontributor Junior Warstek)

 

Diskusi

Materi yang disampaikan terdiri dari 4 (empat) bagian pemaparan yang akan sangat mudah untuk diaplikasikan bagi calon Mahasiswa yang berencana melanjutkan studi ataupun memulai karir sebagai peneliti di Eropa pada umumnya, dan khususnya di Jerman. Mempelajari bahasa yang dipakai di negara Eropa yang dituju akan sangat membantu, tidak hanya dalam percakapan sehari-hari, tetapi juga dalam melakukan komunikasi dan korespondensi menggunakan bahasa formal dan ilmiah kepada Profesor maupun Supervisor penelitian yang akan dihubungi melalui email.

Keempat paparan berikut merupakan ulasan singkat dari pemateri. Materi slide lengkap dapat diakses di instagram pemateri yang akan dihubungkan melalui notulensi ini.

Materi pertama diawali mengenai hal yang cukup umum berhubungan dengan korespondensi melalui email, yaitu saran bagi Mahasiswa dalam menuliskan email. Ada etika yang perlu diperhatikan dan dijaga agar hubungan baik tetap terjalin, utamanya dengan sesama mahasiswa, dosen maupun profesor pembimbing di Universitas. Korespondensi melalui email di Jerman lebih sering menjadi opsi dibandingkan melalui media lainnya, seperti WhatsApp di Indonesia misalnya. Menghubungi dosen pada kali pertama, umumnya menggunakan bahasa email yang singkat dan langsung menyampaikan pesan yang ingin diberikan, tidak bertele-tele. Kata sapa pada pembuka email perlu diperhatikan, di dalam Bahasa Inggris pilihan kalimat yang kerap digunakan adalah “Dear Dr./ Prof. X”, sementara di Jerman pilihan kata baku ada perbedaan antara “Liebe (r)” dan “Sehr geehrte (r)”. Mempelajari Bahasa Jerman akan mengantarkan pada pemahaman etika kebahasaan yang baik.

Menyusun kalimat yang akan disampaikan dalam email perlu memperhatikan beberapa etika penyampaian yang baik dan lugas. Setidaknya ada tiga (3) bagian tubuh kalimat yang perlu ada pada sebuah email, yaitu: Opening a sentence (kalimat pembuka); Choosing suitable tenses (Pemilihan tatabahasa) dan Requesting a reply (Meminta balasan dari penerima email). Berikut adalah contoh sederhana email yang dikirim seorang mahasiswa yang mengirimkan materi presentasi  kepada seorang dosen :

Dear Prof. Jones

I am sending you our presentation for tomorrow as an attachment. Perhaps you might want to let me know if the presentation is acceptable.

Best regards

Mengenai balasan email dari dosen/ profesor, mereka tidak selalu membalas pada saat itu juga. Jadi, penting untuk memahami jika email yang dikirim tidak selalu akan mendapat balasan dalam hitungan menit. Biasanya balasan email akan diterima pada rentang waktu kurang dari 1 (satu) minggu, jika lebih melebihi batas waktu tersebut maka diperkenankan mengirim kembali email sama sebelumnya, dikhawatirkan penerima memiliki banyak pesan lain yang juga belum terbaca sehingga menyebabkan email kita terlewat.

Sebelumnya sempat disampaikan di awal jika email merupakan pilihan utama media komunikasi yang digunakan, khususnya di kalangan para ilmuwan, sehingga bagaimana cara berkomunikasi melalui email ini dapat membentuk persepsi karakter Anda di mata ilmuwan lain. Oleh sebab itu, penting untuk berhati-hati dalam menentukan gaya dan nada bahasa yang digunakan dalam komunikasi menggunakan email.

Hal kedua yang harus diperhatikan adalah gaya bahasa kepada siapa Anda berkorespondensi, mengapa Anda menghubungi seseorang yang dituju dan selalu menunjukkan bahasa yang sopan serta hormat yang baik kepada orang yang Anda hubungi.

Bagian yang juga sangat penting dalam penulisan email adalah Subject (Judul email). Subject yang ditulis haruslah deskriptif dan singkat, mewakili dengan singkat dan tepat dari isi email yang dikirimkan.

Berkaitan pula dengan penulisan email, seperti yang disebutkan sebelumnya, adalah memperhatikan kesopanan kepada siapa email tersebut dikirim dan apa tujuannya. Pun, di bagian ketiga diskusi ini, ketika Anda akan mengirimkan email kepada rekan mahasiswa sebaya/ sejawat. Di beberapa kesempatan, email kepada sesama rekan bisa saja dilakukan dan Anda diperbolehkan saja menggunakan bahasa informal yang tetap memperhatikan tatabahasa yang baik. Seperti contoh berikut ini.

Sementara, contoh berikut merupakan email dengan maksud yang sama, tetapi ditujukan kepada ketua peneliti atau supervisor penelitian.

Berkirim email juga seringkali dilakukan oleh mahasiswa yang akan melanjutkan ke tingkat Postdoctoral, misalnya. Etika penulisan pun tetap berlaku, setinggi apapun tingkat pendidikan yang sudah Anda tempuh. Berikut adalah contoh dari korespondensi yang baik seorang calon mahasiswa postdoctoral kepada seorang profesor.

Ada beberapa kesempatan atau tujuan lain, namun masih berkaitan dengan korespondensi ilmiah kepada dosen/ supervisor/ profesor. Misalnya, membuat janji temu dengan seorang profesor di salah satu pertemuan/ konferensi ilmiah dapat dilakukan sebagai berikut.

Beberapa hal lainnya yang perlu diperhatikan, pada bagian keempat ini, dalam etika korespondensi menggunakan email, antara lain:

1. Periksalah email masuk di waktu yang longgar, sehingga Anda memiliki waktu yang cukup untuk menyusun kalimat balasan dengan baik dan sopan;

2. Lebih baik menggunakan waktu agak lama dalam menyusun email balasan dibanding tergesa-gesa membalas email dengan bahasa yang masih belum tertata baik;
3. Jika dirasa Anda belum bisa membalas setiap pertanyaan/ pernyataan dengan detail, Anda boleh saja membalas dengan pernyataan singkat, boleh tidak menyertai alasan spesifik jika Anda belum bisa membalas semua pertanyaan/ pernyataan yang dikirimkan dan meminta waktu lebih untuk membalasnya kemudian;
4. Bersabarlah untuk menunggu jawaban email, bisa jadi perbedaan zona waktu mempengaruhi lama respon Anda mendapat jawaban;
5. Bijaksanalah menggunakan media email, pertimbangkan opsi komunikasi lain (telepon misalnya) jika ternyata rekan/ tujuan yang Anda hubungi ternyata masih berada di satu institusi atau perusahaan yang sama dengan Anda.

Sesi Tanya-Jawab (Q&A)

 

1. Fajrianwar Fachrul. Q. : Kalau sudah terlanjur mengirim email yang salah (soal bahasa & lampiran), bagaimana solusinya?. A. Kita bisa mengirim ulang email yang benar dan minta maaf. Hal ini juga pernah saya sarankan ke salah satu PhD student asal Indonesia, disini yang “salah” adalah berbahasa dalam mengirimkan email. Jangan pernah forward dokumen tanpa disertai dengan keterangan mengenai dokumen itu. Jangan kebiasaan di sosmed atau whatsapp atau yang lainnya, hanya forward dengan tidak menerangkan apa yang di-forward. Ini pernah terjadi.

2. Christoper Ed. Q. : Apabila kita terlanjur mengirimkan email yang dalam etika penulisannya tidak baik dan tidak mendapatkan respon sangat lama/mendapatkan respon buruk, apa solusi terbaik saat menghadapi masalah tersebut?. A. Sama, kirim ulang dengan bahasa yang bagus. Bilang saja, ‘probably you have not read my email’ atau ‘probably my email was not delivered well. Thus, I would like to send you here another email’. Karena memang bila bahasanya tidak bagus dan orang yang mempunyai otoritas tersebut merasa offended atau menganggap tidak penting, maka tidak akan dibalas. Apalagi kalau mas tidak begitu kenal.

3. Fauzi. Q. : Bagaimana sikap yang paling tepat untuk email yang lama tidak dibalas  oleh profesor yang dituju, sedangkan kita sangat ingin satu lab dengan profesor tersebut ketika nanti masuk di kampus yang kita tuju?.

   A. Ada beberapa kemungkinan kenapa email tidak dibalas. Konteksnya apa dulu?. Di link yang saya bagikan saya jelaskan, bahwa inbox mereka sangat penuh. Ada satu email dari mas, bisa saja terselip. Bisa saja dia buka, kemudian tidak tertarik (langsung delete). Bisa saja dia buka, tapi akan balas nanti, tapi lupa karena kesibukan. Yang perlu mas perhatikan, grammar harus benar kalau itu email pertama kali ke seorang profesor. Pakai bahasa yang bagus. Contohnya menggunakan: Would like to, bukan Want to. Jangan pakai Can you, tapi pakai Could you please.

   Kalau sudah lama tidak dibalas, misal sekitar 2 minggu, silahkan kirim email kembali dengan cara forward kan email yang sebelumnya sudah dikirim. Sampaikan, on Tuesday, 25 December 2018 I was sending you an e-mail regarding my intention to…..However, it seems that my email was not delivered well. Therefore, here I would like to…. I also attach my previous messages in this email (you could find it below). Kalau dalam 1 bulan tidak kunjung dibalas. Saya yakin email itu tidak akan dibalas. Karena email mas sudah ada ditumpukan bawah. Dan rata rata per hari mereka dapat ratusan emails

   Baik itu yang berupa email komunikasi harian maupun tawaran untuk menjadi invited speaker, menulis buku, dll. Kenapa saya tahu, karena saya juga dapat seperti itu. Dan level yang di atas saya, dapatnya lebih ekstrem. Makanya, sangat penting sekali menulis email yang benar. Bila memang ingin bergabung ke grup profesor tersebut, apalagi bila itu first contact. Di sini ada kejadian, seorang PhD student sendiri pun jarang dibalas bila profesor tersebut sangat sibuk. Apalagi yang dari luar dan bahasanya tidak bagus.

   Saran saya, ya itu, kirim email ulang dengan menyertakan email yang sudah pernah dikirim dengan menjelaskan lagi intensinya. Jangan hanya bilang: Hallo Prof., tolong liat message saya di bawah ini. Jangan seperti itu, tapi diulangi kembali walaupun sama dan mirip.

Penutup

Saran saya terus bermimpi dan bekerja keras. Itu saja. Mengenai email, tingkatkan Bahasa Inggris teman-teman, karena bahasa sangat penting sekali untuk berkomunikasi. Seberapa hebat pun teman-teman, bila tidak bisa menyampaikan maksudnya dengan benar dan tepat, maka akan percuma. Silahkan bila ada pertanyaan yang belum tersampaikan bisa lewat IG. Ada juga di sana mengenai penulisan Journal Papers dan lainnya. Semoga makin banyak orang Indonesia yang menggemari Science and Technology. Karena kita butuh itu. Salam  dan terimakasih.